Urkundensammlung

Grundbuchseintragungen können nur aufgrund von Urkunden erfolgen. Diese Urkunden (z.B. der Kaufvertrag beim Erwerb des Grundeigentums durch Kauf) wurden bis zur elektronischen Umstellung in der Reihenfolge ihrer Tagebuchzahl (TZ; Aktenzahl des Grundbuchs) jahrgangsweise geordnet, zu Bänden gebunden und bei dem Bezirksgericht oder beim jeweiligen Landesarchiv verwahrt, das die Grundbuchseintragung durchgeführt hat. Solche Urkunden können nur bei diesem Bezirksgericht (oder, sollten die Urkunden schon an das Landesarchiv abgegeben worden sind, bei diesem) eingesehen werden.

Seit 2006 werden die Urkunden im elektronischen Urkundenarchiv der Justiz gespeichert. Die Einsicht in solche Urkunden erfolgt wie die Einsicht in das Hauptbuch.

Ab wann bei den einzelnen Gerichten die Urkundensammlung elektronisch geführt wird (also der Umstellungszeitpunkt), ist aus der Ediktsdatei unter Kundmachungen der Justiz zu ersehen.

Seit 2012 müssen Urkunden, insbesondere die elektronisch übermittelten, gut lesbar und damit zur Aufnahme in die Urkundendatenbank geeignet sein.